不動産を売却する際、売主は多くの書類を用意する必要があります。
これらの書類には、不動産に関する情報、権利関係、税金、告知事項などが含まれます。なぜなら、売主はこのようなことをすべて開示する義務があるからです。
これらの書類は不動産業者に売却を依頼する時、あるいは決済引渡しをするときに必要になります。
しかし、直前になって慌てて探したり、不足しているものを取得することがないよう、万全な準備をすることが、不動産売却を成功に導くためのカギとなります。
今回の記事では、どのような書類がいつ必要で、どのように取得したらよいのかなどについて詳しく解説しています。
あらかじめ確認して、実際の不動産売却をスムーズに進められるようにしておきましょう。
不動産売却に必要な書類一覧
まずは不動産売却に必要となる主な書類の一覧を見てみましょう。
| 書類名 | マンション | 戸建 | 土地 |
|---|---|---|---|
| 登記済証または登記識別情報 | ◯ | ◯ | ◯ |
| 実印（共有の場合は各々） | ◯ | ◯ | ◯ |
| 印鑑証明書（共有の場合は各々） | ◯ | ◯ | ◯ |
| 住民票・戸籍の附表等 | △ | △ | △ |
| 本人確認書類 | ◯ | ◯ | ◯ |
| 建築確認済証 | － | ◯ | － |
| 検査済証 | － | ◯ | － |
| 確定測量図・境界確認書 | － | ◯ | ◯ |
| 越境に関する覚書 | － | ◯ | ◯ |
| 建築設計図書類 | － | △ | － |
| 建築協定書等 | － | ◯ | － |
| 付帯設備取扱説明書 | △ | △ | △ |
| 設備等の保証書 | △ | △ | △ |
| 付帯設備および物件状況報告書 | ◯ | ◯ | ◯ |
| 固定資産税納税通知書 | △ | △ | △ |
| 固定資産評価証明書 | ◯ | ◯ | ◯ |
| 販売時パンフレット・間取図等 | △ | △ | △ |
| マンション管理規約・使用細則 | ◯ | － | － |
| マンション維持費等関連書類 | ◯ | － | － |
| マンション管理組合議事録 | △ | － | － |
| 鍵 | △ | △ | △ |
| 抵当権抹消書類 | △ | △ | △ |
| 借入金融機関預金通帳・通帳印 | ◯ | ◯ | ◯ |
| ローン残高証明書 | △ | △ | △ |
| 購入時の売買契約書・重要事項説明書 | △ | △ | △ |
| 工事請負契約書 | － | △ | － |
| 構造計算書 | － | △ | － |
| 耐震診断報告書 | △ | △ | － |
| アスベスト使用調査報告書 | △ | △ | － |
| その他の書類（地盤調査報告書・住宅性能評価書・既存住宅性能評価書等） | △ | △ | △ |
△：任意または該当する場合の必要書類（準備できれば良い書類も含む）
－：非該当または必要書類ではない
不動産売却時の必要書類には売主・権利・不動産の3種類がある
上記に示した不動産売却に必要な書類は、主に売主に関する書類、権利に関する書類、不動産に関する書類の3種類に分けられます。
それぞれの書類について詳細を確認していきましょう。
売主に関する書類
売主に関する書類には、このようなものがあります。
- 実印および印鑑証明書
- 住民票や戸籍の附表等
- 本人確認書類
- 固定資産税納税通知書および固定資産評価証明書
- 鍵
- 借入金融機関預金通帳・通帳印
- ローン残高証明書
それぞれについて、以下に詳しく解説します。
実印および印鑑証明書
実印と印鑑証明書は所有権移転登記を行うために必要となります。
共有の場合は共有者全員分の実印と印鑑証明書が必要です。
印鑑証明書は発行より3ヶ月以内のものに限りますので、決済引渡しの日程が確定しましたら忘れずに取得しましょう。
市区町村の役所窓口や市民センター・出張所などで取得できます。
住民票や戸籍の附表等
住民票は売主の登記上の住所と現住所が異なる場合、住所変更登記をしなければならないため必要となり、発行より3ヶ月以内のものが有効です。
住民票だけで住所履歴を証明できない時は、戸籍の附票が必要となります。
住民票は市区町村の役所窓口や市民センター・出張所などで取得できますが、戸籍の附表は本籍地の役所で申請するため注意しましょう。
本人確認書類
運転免許証やパスポートなど、売主本人であることを証明するために必要です。
固定資産税納税通知書および固定資産評価証明書
固定資産税納税通知書は納税額の確認のため、固定資産評価証明書は登録免許税の算定のために必要となります。
固定資産税納税通知書は売主のもとに毎年郵送されてきますが、固定資産評価証明書は物件を管轄する市区町村の役所窓口や都税事務所で取得することができます。
原則は売主本人が取得しなければなりませんが、委任により代理人が取得することも可能です。
鍵
書類ではありませんが、不動産の決済引渡しのときに鍵を引渡します。
持っているすべての鍵をまとめておきましょう。
借入金融機関預金通帳・通帳印
不動産の決済引渡しを行う場所は銀行の応接室というケースがよくあります。
なぜなら、売買代金の支払いは銀行振込で行われることが多く、買主がお金を支払いやすい環境のためです。
入金確認後に売主もローン返済などお金の移動をする必要があるため、借入金融機関預金通帳と通帳印を持参しましょう。
ローン残高証明書
売主が住宅ローンを利用している場合、ローンの残債額を知らせるために必要となります。
借入をしている金融機関で取得できます。
権利に関する書類
次に権利に関する書類には、このようなものがあります。
- 登記済証または登記識別情報
- 抵当権抹消書類
それぞれについて、以下に詳しく解説します。
登記済証または登記識別情報
決済引渡し直前になって慌てないように、登記済証（一般的には権利証といいます）をきちんと用意しておきましょう。
不動産登記法の改正により、2005年から登記識別情報に切り替わっています。
万が一、登記済証を紛失している場合は、司法書士などの有資格者に本人確認を行ってもらうことで不動産売却が可能になりますので、相談してみましょう。
抵当権抹消書類
金融機関の住宅ローンを利用して資金を借りた場合、その不動産に抵当権が設定されています。売主は買主が支払った売買代金から借入金融機関への返済をし、抵当権を抹消した状態で不動産を引渡さなければなりません。
抵当権抹消登記なしに引き渡すと、違約金や損害賠償を請求される可能性もありますので、ご注意ください。
参考 抵当権に関しては、下記記事で詳しく解説しています。
その抵当権抹消登記に必要な書類が抵当権抹消書類となります。
借入金融機関が用意する書類ですので、売買契約後すぐにその旨を借入金融機関に報告し、その後の手続きなどについて確認しましょう。
不動産に関する書類
続いて不動産に関する書類には、このようなものがあります。
- 建築確認済証および検査済証
- 確定測量図や境界確認書および越境に関する覚書
- 建築設計図書類や建築協定書等
- 付帯設備取扱説明書および設備等の保証書
- 付帯設備および物件状況報告書
- 販売時パンフレット・間取図等
- マンション管理規約・使用細則およびマンション維持費等関連書類
- マンション管理組合議事録
- 購入時の売買契約書・重要事項説明書
それぞれについて、以下に詳しく解説します。
建築確認済証および検査済証
売却予定の不動産が戸建の場合、必要となります。
建築確認済証と検査済証は、建物が違法に建てられたものではないと証明する書類ですので、売主・買主双方にとって重要な書類です。
万が一紛失した場合、再発行はできないため、市区町村の役所窓口で「台帳記載事項証明書」という建築確認済証や検査済証の交付年月日や番号を記載した証明書を取得しましょう。
確定測量図や境界確認書および越境に関する覚書
売却予定の不動産が戸建や土地の場合、売主は隣地とのすべての境界を明示した確定測量図や隣地の土地所有者との間で交わした土地境界確認書を買主に引渡します。
また、雨樋やエアコン室外機などが隣地より自分の土地に越境している場合（逆に自分から越境している場合もあります）、越境に関する覚書を買主に引渡します。
確定測量や境界確認書および越境に関する覚書は、手元になければ土地家屋調査士に依頼するなどして、売却後のトラブル回避のために必ず取得しましょう。
参考 境界確定するための確定測量の方法や費用を知りたい…という方は下記記事も参考に。確定測量に必要な法務局調査や現地立会などの一連の手順や費用相場、期間などを解説しています。
建築設計図書類や建築協定書等
売却予定の不動産が戸建の場合、どのように設計されているか、どのような約束事に基づいて建築されているのかなどが確認できる書類です。
買主がリフォーム工事や再建築などをする場合に役に立ちます。
マンションの場合は管理組合で保管しているのが通常です。
付帯設備取扱説明書および設備等の保証書
システムキッチンや給湯器など、建物に付帯する設備類の取扱説明書や保証書があれば引渡しましょう。
付帯設備および物件状況報告書
売主にしかわからない情報について、売主が買主に開示する書類となります。
売却を依頼した仲介業者が書式を持っていますので、正直に隠すことなく記載しましょう。
販売時パンフレット・間取図等
売却予定の不動産を購入したときに入手した物件パンフレットなどがあれば、準備しましょう。
マンション管理規約・使用細則およびマンション維持費等関連書類
売却予定の不動産がマンションの場合、必要な書類です。
どのような管理規約に基づいて管理されているマンションなのか、ペットの飼育や楽器の演奏は可能なのかなど、買主が自分の生活スタイルを確認するうえで必要な情報となります。
また、管理費や修繕積立金など、買主が入居後に負担する維持費の確認にもなります。
マンション管理組合議事録
売却予定の不動産がマンションの場合、年に1回行われる管理組合の総会議事録が手元にあれば開示しましょう。
買主にとっては、管理組合の運営状況や管理の実態などがわかる書類です。
購入時の売買契約書・重要事項説明書
売却予定の不動産を購入した時に発行されたものです。
その不動産の内容、取引条件、告知事項、特記事項など、売買契約に必要な情報が記載されていますので、よく確認しましょう。
不動産売却時に必要なその他の書類
その他に準備しておくべき書類としては、このようなものがあります。
- 工事請負契約書や構造計算書
- 耐震診断報告書やアスベスト使用調査報告書
- 地盤調査報告書や住宅性能評価書および既存住宅性能評価書など
それぞれについて、以下に詳しく解説します。
工事請負契約書や構造計算書
工事請負契約書は建築工事を発注した時に締結する契約書です。
また、売却予定の不動産が構造計算の必要な規模の場合は、安全性を確保するため構造計算書が発行されます。
いずれも手元にあれば買主に引渡しましょう。
耐震診断報告書やアスベスト使用調査報告書
売却予定の不動産が新耐震基準導入以前に建てられている場合、耐震診断を受けている場合は耐震診断報告書を提出しましょう。
またアスベスト使用調査報告書も同様で、アスベストに関する調査を受けている場合に提出します。
地盤調査報告書や住宅性能評価書および既存住宅性能評価書など
売却予定の不動産に関するこれらの書類があれば準備しておきましょう。
特に住宅性能評価書や既存住宅性能評価書などは、売却予定の不動産について客観的データに基づき評価したものです。
買主にとっては非常に有益な情報ですので、手元にあれば開示しましょう。
書類の準備が不動産売却成功のカギとなる
売却する不動産の種別によって必要となる書類は異なりますが、事前に準備をしておくことでスムーズな決済引渡しを迎えることができます。
また買主にアピールできる書類もありますし、トラブルを未然に防げる場合もありますので、必要書類はきちんと準備し積極的に開示していきましょう。
決済引渡しは不動産取引のクライマックスともいえる行為で、売主・買主・仲介業者・司法書士・金融機関などが立会いの元に行われます。
そんな中で決済引渡しに必要な書類を確認し、売買代金を支払うのですが、書類に不備があるとその日の決済引渡しができない場合もあります。
くれぐれもそういったトラブルを避けるために、事前に書類の必要性を理解したうえで、しっかりと準備をしましょう。
以上、不動産売却に必要な書類と取得方法…でした。
参考 不動産売却の一連の流れを確認しておきたい…という方は下記記事も参考に。相場価格の調べ方から不動産会社選び、売却活動、契約、物件引き渡しまで、全体の流れを一通り解説しています。
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